KESALAHAN DALAM BERKOMUNIKASI

Posted by Yuwie Kamis, 14 November 2013 0 comments


Komunikator yang baik mampu menginspirasi orang lain, meyakinkan mereka untuk bertindak yang terbaik bagi tim atau organisasi. Jika ada percaya diri bahwa anda adalah komunikator yang baik, pastikan anda menghindari kesalahan berikut yang umum dilakukan.

1.      Jangan keliru antara manipulasi dengan keuntungan pribadi. Salah jika anda mengatakan anda memberikan keuntungan pada orang lain padahal yang sebenarnya anda menguntungkan diri sendiri. Itu tidaklah etis. Cepat atau lambat, tindakan anda akan membawa anda pada keterpurukan.

2.      Jangan lupa mendapatkan hasil yang saling menguntungkan. Pada kenyataannya, anda disarankan untuk mendapatkan hasil tiga kali lipat. Lihat orang atau kelompok ketiga yang akan mendapat keuntungan dari hasil yang sama-sama menguntungkan. Dorong pengikut anda untuk melakukan hal yang sama. Anda akan melihat, hampir di setiap kasus, ada cara ketiga untuk seseorang mendapatkan keuntungan.

3.      Jangan masuk ke dalam sesi tanya jawab tanpa latihan. Antisipasi pertanyaan sulit dan persiapkan jawaban anda. jika anda membayangkan pendengar akan bersikap tidak bersahabat, bagikan kartu ukuran 3x5 sebelum presentasi anda. Minta orang-orang untuk menuliskan pertanyaan mereka, kemudian minta seseorang untuk mengumpulkannya. Lalu semasa tanya jawab, anda bisa memilih pertanyaan mana yang akan anda jawab. Hindari pertanyaan-pertanyaan kontroversial sampai anda bisa menjawabnya di forum yang tidak terlalu terbuka.

4.      Jangan mencoba menyembunyikan kenyataan. Jika ada masalah, kemukakan. Pengacara yang baik melakukannya untuk menyulut kekuatan dari lawannya. Anda juga bisa melakukannya.

5.      Jangan mengabaikan rasa kehilangan dari perubahan pendamping. Bahkan perubahan positifpun menyebabkan penyesalan atas apa yang di tinggalkan. Bicaralah secara terbuka akan apa yang akan terjadi nanti, itu akan membuat pekerjaan lebih mudah dari yang sekarang.

6.      Jangan lupa melibatkan orang lain dalam menentuka prioritas. Anda harus tegas akan visi anda. Jika anda tidak tegas, anda bukan seseornag pemimpin. Tapi, anda bisa mengundang yang lain untuk menolong anda menentukan langkah yang harus di ambil jadi visi anda bisa menjadi kenyataan. Semakin banyak yang terlibat dalam visi tersebut, semakin besar kesempatan anda untuk sukses.

MEKANISME KERJA DAN STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP)

Posted by Yuwie Rabu, 13 November 2013 1 comment

  1. Sistem Pengendalian Internal (Internal Control System-ICS) dalam bentuk Standard Operating Procedure (SOP) merupakan suatu kebutuhan nyata bagi semua perusahaan dalam berbagai tingkatan skala usaha.

  1. Setiap fungsi yang ada dalam suatu perusahaan, harus dapat mendesain SOP yang dimilikinya sebagai suatu kesatuan yang terintegrasi, saling terkait dan adanya ketergantungan satu sama lainnya, yang akan memudahkan pengawasan dan pengendalain dalam sistem operasi perusahaan secara keseluruhan.
  2. SOP sebagai pedoman kerja dan alat komunikasi, akan mendorong dipatuhinya praktek bisnis yang sehat, sistematis, efektif, efisien, dan produktif.

  1. Dalam menyusun atau mengembangkan suatu SOP, maka harus dievaluasi terlebih dahulu struktur organisasi perusahaan tersebut, job description dan requirement manusia pelaksananya, dan kegiatan operasi masing-masing fungsi, untuk dilihat penggabungannya dalam suatu sistem yang terpadu sebagi suatu SOP.

MEKANISME KERJA

  1. Mekanisme kerja adalah cara kerja atau totalitas alur kerja yang ditempuh dalam pelaksanaan suatu pekerjaan dalam suatu organisasi.
  2. Mekanisme kerja tersebut dapat dituangkan dalam bentuk deskripsi maupun flowchart Standart Operating Procedure (SOP).
  3. Dengan SOP akan dicapai pengaturan agar tidak terjadi salah komunikasi, menghindari konflik antar fungsi (yang kadang berkepanjangan) atau bahkan saling melepaskan tanggung jawab, yang pada akhirnya dapat berakibat pada menurunnya kinerja organisasi itu sendiri.

PENGERTIAN SOP
Prosedur Operasional Standar (Standard Operating Procedure/
SOP)  adalah :
Acuan atau pedoman dan prosedur kerja untuk melaksanakan suatu kegiatan, baik dalam  satu unit kerja tertentu maupun yang melibatkan lebih dari satu unit kerja, yang diatur secara sistematis dalam bentuk baku/standar.

TUJUAN DIBUATNYA SOP :

  1. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
  2. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pejabat/staf terkait.
  3. Melindungi organisasi dan staf dari kesalahan administrasi.
  4. Agar pejabat/staf menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya dalam organisasi atau unit kerja.
  5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Klasifikasi dan Pengesahan SOP

  1. SOP Terpadu, yaitu SOP yang melibatkan lebih dari satu unit kerja setingkat divisi atau departemen dan didasarkan pada kesepakatan bersama unit-unit kerja yang terlibat tersebut.

  1. SOP Internal, yaitu SOP yang melibatkan sub unit kerja dalam satu unit kerja setingkat Divisi atau Departemen. SOP tersebut disahkan oleh pimpinan unit kerja yang bersangkutan

Risiko bila tidak menjalankan SOP :

  1. Terjadinya penyimpangan administrasi dan keuangan
  2. Menghambat proses kerja di unit kerja lain yang terlibat dalam proses bisnis tersebut
  3. Terganggunya pelayanan baik internal/eksternal
  4. Proses bisnis dilakukan dengan tidak sehat dan tidak terarah
  5. Mendapat sanksi disebabkan tidak patuh terhadap ketentuan perusahaan.
  6. Kinerja perusahaan tidak optimal
  7. Terganggunya pencapaian  sasaran perusahaan, dll.



MOTIVATOR DAN HYGIENE FACTOR

Posted by Yuwie 0 comments


MOTIVASI
Merupakan faktor-faktor yang membuat seseorang bersedia melakukan pekerjaan. (Frederik Herzberg)

HYGIENE  FACTOR
Merupakan faktor yang dapat mencegah atau menghindarkan perasaan tidak puas (dissatisfaction), tapi bukan pendorong internal yang memotivasi seseorang

MOTIVATOR FACTOR
Merupakan faktor-faktor motivasional yang lebih berorientasi kepada pengembangan sikap mental (possitive attitude), sehingga menjadi faktor pendorong internal bagi seseorang

BENTUK MOTIVATOR FACTOR
•        Pengakuan atas ide atau prestasi yang dicapai
•        Peningkatan tanggung jawab
•        Memberikan kesempatan untuk mencoba pengalaman atau jenis pekerjaan baru
•        Memberikan pekerjaan yang lebih menantang
•        Memberikan promosi

MEMPERTAHANKAN DISIPLIN YANG EFEKTIF

Posted by Yuwie 0 comments


MACAM  DISIPLIN
•        DISIPLIN PREVENTIF : Bentuk disiplin yang dipatuhi, dimana peraturan-peraturan dilaksanakan dengan sukarela
•        DISIPLIN KOREKTIF : Disiplin yang dipaksakan agar bawahan mematuhi peraturan-peraturan

MENDISIPLINKAN BAWAHAN
•        Pahami peraturan dan kebijakan perusahaan
•        Instruksi harus jelas dan mudah dipahami
•        Memberikan training jika terjadi perubahan peraturan atau kebijakan
•        Selesaikanlah masalah sesegera mungkin
•        Peka dan memberi atensi pada persoalan diantara bawahan
•        Melaksanakan disiplin secara konsisten dan tidak memihak
•        Mencatat informasi, pernyataan dan pendapat sebagai bahan untuk penyelidikan dan membuat keputusan
•        Tidak boleh mendendam

JEBAKAN YANG PERLU DIPERHATIKAN
•        Pegawai akan marah, jika supervisornya gagal mendisiplinkan pegawai yang dirasa nakal
•        Jangan sekali kali menjatuhkan tindak disiplin apabila anda sedang marah atau gusar
•        Jangan mendengarkan omongan orang lain untuk menangani suatu masalah
•        Beri peringatan sewajarnya kepada pegawai yang bersangkutan agar tidak mendatangkan kesulitan
•        Hukuman harus dilaksanakan apabila peringatan tidak diindahkan

HIRARKI PENDISIPLINAN KOREKTIF
•        Peringatan lisan (oral reprimand)
•        Peringatan tertulis (pertama, kedua dan terakhir)
•        Schorsing (pemberhentian sementara/ suspension) tanpa gaji
•        Pemutusan hubungan kerja (termination)
PEDOMAN WAWANCARA PENDISIPLINAN
•        Mengemukakan fakta, dan berbicara langsung ke pokok persoalan
•        Menyelidiki penyebab kesalahan, penyimpangan atau tindakan indisipliner
•        Adil, tidak mudah terpengaruh, jaga stabilitas emosi
•        Hindari debat tentang siapa yang benar, tetapi cari apa yang benar, dan bagaimana pekerjaan seharusnya dilaksanakan
•        Jadilah pendengar yang baik, arif dan bijaksana

PEDOMAN WAWANCARA PENDISIPLINAN
•        Menggunakan kata-kata yang dimengerti bawahan (tentang keputusan anda, tindakan yang diharapkan, waktu untuk mengubah perilakunya)
•        Mengakhiri wawancara dengan perasaan senang dan tanamkan rasa percaya diri bawahan, beri kesempatan bertanya dan katakan anda siap membantu
•        Ikuti perkembangan dan perubahan perilaku bawahan (untuk memberi Feedback tentang kemajuannya atau mengambil langkah tegas dalam proses disiplin kerja)

PENDOKUMENTASIAN
•        Sebagai bukti tertulis atau written proof untuk digunakan dalam proses selanjutnya, jika perilaku bawahan tidak membaik
•        Merupakan bantuan dalam proses menjernihkan masalah, jika dalam memperbaiki perilaku muncul perbedaan persepsi

LANGKAH-LANGKAH MEMPENGARUHI PERILAKU

Posted by Yuwie 0 comments


PERILAKU
Merupakan perbuatan yang dapat diobservasi dan merupakan respons dari konsekuensi yang telah diketahui sebelumnya

LANGKAH-LANGKAH MEMPENGARUHI PERILAKU
•        Menggunakan dukungan positip berupa apresiasi berwujud materi seperti : kenaikan gaji/honorarium, peningkatan fasilitas dan sarana kerja
•        Menggunakan dukungan positip berupa apresiasi berwujud non materi seperti : pujian, memberikan variasi jenis pekerjaan (enrichment), memberi tanggungjawab yang lebih besar (enlargement), mendelegasikan wewenang, memberikan kesempatan untuk mengikuti training, promosi ke jabatan yang lebih tinggi
PERUBAHAN PERILAKU MANUSIA
•        Berhubungan langsung dengan akibat yang telah diketahui sebelumnya
•        Dapat dipengaruhi oleh pemberian apresiasi
•        Perilaku berbeda dengan sikap mental
•        Penekanan diberikan pada perilaku positif
•        Dukungan positif berpengaruh sangat kuat atas terjadinya perubahan

PERILAKU BERHUBUNGAN DENGAN KONSEKUENSI
•        Perilaku yang segera diikuti oleh KONSEKUENSI POSITIP, umumnya akan menyebabkan perilaku itu DIULANGI
•        Perilaku yang segera diikuti oleh KONSEKUENSI NEGATIP, umumnya akan menyebabkan perilaku JARANG DILAKUKAN

PERAN MANAJER DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN

Posted by Yuwie 0 comments


MOTIVASI
Suatu keadaan yang merupakan energi pembangkit tenaga rangsangan atau penggerakan yang mengarah  tingkah laku menuju tujuan.

Belajar dari Pengalaman Orang Sukses
•         Dibalik kesuksesan pria hebat ada wanita hebat
•         Dibalik kesuksesan agen/pegawai, ada motivator handal
•         Motivator terbaik MEMAMPUKAN ORANG LAIN menolong dirinya sendiri

MEWUJUDKAN SUASANA MOTIVASI YANG POSITIP
•        Bawahan merasa dihargai keberadaan dan eksistensinya
•        Pemimpin bersikap terbuka, hangat dan ramah
•        Adanya rasa dan perilaku saling menghormati (merasa didengar)
•        Adanya upaya saling memenuhi harapan-2
•        Adanya lingkungan kerja yang nyaman dan menyenangkan

TINDAKAN YANG DAPAT MENIMBULKAN DEMOTIVASI
•        Membuat bawahan merasa dihakimi, dinilai
•        Memanipulasi atau memutarbalikkan fakta
•        Membuat instruksi yang tidak jelas
•        Membuat bawahan merasa kurang dihargai
•        Menciptakan komunikasi yang kurang baik (kaku, percakapan menjemukan, tidak ada tatap muka)

PENDEKATAN YANG KOMUNIKATIF
•        Memberikan perhatian terhadap perbedaan yang timbul
•        Menciptakan tolok ukur kinerja yang jelas
•        Memberikan penghargaan, materi atau non materi kepada yang menunjukkan kinerja baik
•        Memberikan pertanyaan yang menantang

COUNSELLING SKILLS

Posted by Yuwie 0 comments


PENGERTIAN KONSELING
•         Konseling adalah pertemuan tatap muka yang direncanakan antara dua orang (konselor dan konseli),  Kounselor menyediakan situasi belajar bagi konseli.

•         Konseli dibantu  memahami diri sendiri, keadaannya sekarang dan masa depannya yang dapat  ia ciptakan dengan menggunakan potensi yang dimilikinya .

•         Konseli  belajar  memecahkan masalah-masalah dan  menemukan kebutuhannya yang akan datang.

•         Waktu dan tempat dipersiapkan sedemikian rupa sehingga menimbulkan rasa nyaman.

TUJUAN KONSELING
¨      Mengubah tingkah laku konseli terkait dengan pekerjaannya, sehingga menjdi lebih berdaya, konstruktif dan produktif.

¨      Meningkatkan hubungan kerja antara konselor dan konseli.

¨      Menunjukkan adanya pertentangan antara konseli dengan fakta-fakta tingkah lakunya.

PEDOMAN KONSELING
  1. Tunjukkan bahwa anda berusaha benar memahami masalah yg dihadapi konseli.
  2.  Mendorong  konseli bicara terus terang, bertanya dan menyatakan pendapat .
  3.  Hindari pernyataan umum, nyatakan secara rinci dan khusus.
  4.  Perlu peka terhadap pesan komunikasi non verbal  (marah, tidak senang, dll).
  5.  Tidak perlu sok moralis, mengkritik, memberi nasehat yg tak diinginkan.


MEMPERSIAPKAN KONSELING

Ada 3 Tahap dalam Mepersiapkan Konseling
  1. Mengenali Masalah
  1.   Mengenali Konseli.
  1.   Mengorganisasikan Fakta

1.     Counselling / pembinaan  :

  • Adalah Merupakan suatu methode untuk mengembangkan kemampuan yang dimiliki bawahan dengan tujuan untuk merubah Job Related Behavior kearah yang lebih positif dan produktif, membina hubungan kerja antara atasan dan bawahan

  • Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan Counselling, yaitu :

1.      Menunjukkan sikap yang tulus
2.      Memberikan semangat
3.      Berbicara tentang masalah yang spesifik
4.      Peka terhadap situasi selama counselling
5.      Tidak terlalu berlebihan


Pedoman dan Langkah dalam melakukan counselling :

·         Mulai dengan suasana positip dan kooperatip
·         Berikan gambaran masalah secara cermat
·         Komitment mengenai adanya masalah tersebut
·         Berikan way out bagi pemecahan masalah oleh bawahan
·         Simpulkan hasil counselling yang dilakukan
·         Tetapkan deadline untuk vollow up nya
·         Monitor kegiatan vollow up tersebut

Copyright © 2012 PEMIMPIN YANG BAIK. All rights reserved.

Super SEO created by Blogger Tuts | Published by GalleryBloggerTemplates.com