MEKANISME KERJA DAN STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP)

Home » Unlabelled » MEKANISME KERJA DAN STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP)

MEKANISME KERJA DAN STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP)

Posted by Yuwie Rabu, 13 November 2013 1 comment

Sistem Pengendalian Internal (Internal Control System-ICS) dalam bentuk Standard Operating Procedure (SOP) merupakan suatu kebutuhan nyata bagi semua perusahaan dalam berbagai tingkatan skala usaha.

Setiap fungsi yang ada dalam suatu perusahaan, harus dapat mendesain SOP yang dimilikinya sebagai suatu kesatuan yang terintegrasi, saling terkait dan adanya ketergantungan satu sama lainnya, yang akan memudahkan pengawasan dan pengendalain dalam sistem operasi perusahaan secara keseluruhan.
SOP sebagai pedoman kerja dan alat komunikasi, akan mendorong dipatuhinya praktek bisnis yang sehat, sistematis, efektif, efisien, dan produktif.

Dalam menyusun atau mengembangkan suatu SOP, maka harus dievaluasi terlebih dahulu struktur organisasi perusahaan tersebut, job description dan requirement manusia pelaksananya, dan kegiatan operasi masing-masing fungsi, untuk dilihat penggabungannya dalam suatu sistem yang terpadu sebagi suatu SOP.

MEKANISME KERJA

Mekanisme kerja adalah cara kerja atau totalitas alur kerja yang ditempuh dalam pelaksanaan suatu pekerjaan dalam suatu organisasi.
Mekanisme kerja tersebut dapat dituangkan dalam bentuk deskripsi maupun flowchart Standart Operating Procedure (SOP).
Dengan SOP akan dicapai pengaturan agar tidak terjadi salah komunikasi, menghindari konflik antar fungsi (yang kadang berkepanjangan) atau bahkan saling melepaskan tanggung jawab, yang pada akhirnya dapat berakibat pada menurunnya kinerja organisasi itu sendiri.

PENGERTIAN SOP

Prosedur Operasional Standar (Standard Operating Procedure/

SOP) adalah :

Acuan atau pedoman dan prosedur kerja untuk melaksanakan suatu kegiatan, baik dalam satu unit kerja tertentu maupun yang melibatkan lebih dari satu unit kerja, yang diatur secara sistematis dalam bentuk baku/standar.

TUJUAN DIBUATNYA SOP :

Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pejabat/staf terkait.
Melindungi organisasi dan staf dari kesalahan administrasi.
Agar pejabat/staf menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya dalam organisasi atau unit kerja.
Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Klasifikasi dan Pengesahan SOP

SOP Terpadu, yaitu SOP yang melibatkan lebih dari satu unit kerja setingkat divisi atau departemen dan didasarkan pada kesepakatan bersama unit-unit kerja yang terlibat tersebut.

SOP Internal, yaitu SOP yang melibatkan sub unit kerja dalam satu unit kerja setingkat Divisi atau Departemen. SOP tersebut disahkan oleh pimpinan unit kerja yang bersangkutan

Risiko bila tidak menjalankan SOP :

Terjadinya penyimpangan administrasi dan keuangan
Menghambat proses kerja di unit kerja lain yang terlibat dalam proses bisnis tersebut
Terganggunya pelayanan baik internal/eksternal
Proses bisnis dilakukan dengan tidak sehat dan tidak terarah
Mendapat sanksi disebabkan tidak patuh terhadap ketentuan perusahaan.
Kinerja perusahaan tidak optimal
Terganggunya pencapaian sasaran perusahaan, dll.